Консультации: Организация

Юлия Палаз, Ведущий аудитор ООО "Кронверк-Аудит", 10 Сентября 2013 В случае если менеджеры пользуются личными телефонными номерами в производственном процессе во благо компании, такие расходы в соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее по тексту - ТК РФ) должны сотрудникам компенсироваться. Так, в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за служебные звонки с личного сотового телефона, признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99).

Практика подтверждения таких расходов для целей налогообложения прибыли расходится.

С точки зрения НК РФ такие расходы должны соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности.

Целый ряд писем Минфина (например, Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.2, Письма Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1, от 19.01.2009 N 03-03-07/2) говорит о том, что для подтверждения экономической обоснованности затрат Вам следует получать с сотрудника документы, подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях, например, детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на имя работника, с расшифровкой исходящих звонков и стоимостью каждого разговора, либо письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме.

С другой стороны, НК не содержит обязательных указаний о том, какие именно документы должны составляться, и наличие детализированных отчетов, как отражено, например, в Постановлении ФАС ПО от 09.11.2006 N А65-29284/2005-СА2-8, ФАС МО в Постановлении от 06.08.2009 N КА-А40/7416-09, не подтверждает экономическую обоснованность расходов, поскольку не раскрывает их содержания. Поэтому представление детализированного счета для подтверждения расходов необязательно.

Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи" (Определение КС РФ от 02.10.2003 N 345-О).

По нашему мнению, лучше придерживаться в данном вопросе практики возмещения работникам расходов на оплату услуг мобильной связи в пределах установленных лимитов, которые должны быть закреплены приказом руководителя.