Консультации: НДФЛ: Налоговый агент

Ирина Павлова, Сертифицированный специалист в области кадрового менеджмента, 27 Мая 2011 Говоря об оформлении первичной документации по учету кадров, мы рассматриваем унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, утвержденные Постановлением Госкомстатата 05.01.2004 № 4.
 

Применяя унифицированные формы документов, следует обратить внимание на следующее:

1. Унифицированные формы документов обязательны для применения в силу, установленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
2. Графы унифицированных форм обязательны для заполнения.
3. Количество граф унифицированных форм нельзя уменьшить, но можно увеличить, предварительно издав приказ по общей деятельности организации.

Рассмотрим нарушения при оформлении первичной документации по учету кадров.
 

Штатное расписание и График отпусков не просто унифицированные формы документов по учету кадров, но прежде всего - это внутренние локальными нормативные акты организации, наличие которых обязательно, независимо от специфики деятельности.
 

Основное общее нарушение:

• в наименовании организации не указано сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах (например, Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка" (ООО "Ромашка");
• не оформлена соответствующим образом графа "Утверждаю";
• отсутствуют оттиски печати организации;
• отсутствует подпись руководителя кадровой службы (при отсутствии такой должности в штате им, например, является генеральный директор, возложение обязанностей оформляется приказом по общей деятельности).

Вследствие указанных нарушений нельзя рассматривать штатные расписания и графики отпусков как внутренние локальные нормативные акты, так как при отсутствии данных реквизитов документы не имеют юридической силы, а носят характер проектов.

1. Штатное расписание (ШР) Форма N Т-3.

   Часто встречаемые нарушения:

   • размеры должностных окладов, установленные ШР на определенный период не соответствуют размерам должностных окладов установленных трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору в соответствующем периоде;
   • установлена диапазон ("вилка") должностных окладов по определенной должности;
   • размер минимального должностного оклада не соответствует региональным соглашениям (например, по г.Москве Трехстороннему соглашению);
   • отсутствует подпись главного бухгалтера.
2. График отпусков (ГО) Форма N Т-7.

   Часто встречаемые нарушения:

   • отсутствует унифицированная форма ГО, документ составлен в произвольной форме;
   • график утвержден позднее срока установленного ТК РФ;
   • не учтены дни дополнительного отпуска (например, при ненормированном рабочем дне);
   • зафиксировано разделение отпуска на части (разделение отпуска на части определяется соглашением сторон трудового договора, а ГО - это локальный нормативный акт);
   • запланированная дата отпуска отражается месяцем (необходимо указывать период, с указанием дат);
   • фактическая дата отпуска не соответствует запланированной, при этом отсутствует основание перенесения отпуска;
   • работники не ознакомлены с графиком отпусков.

 

Приказы по личному составу.

Основные общие нарушения:

• в наименовании организации не указано сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах. Например, Общество с ограниченной ответственностью "Букашка" (ООО "Букашка");
• не указан код ОКПО;
• отсутствуют подписи сторон (или одной из сторон) и дата ознакомления работника с приказом.

1. Приказ о приеме на работу Форма N Т-1 (N Т-1а) - это первый документ, который оформляется после заключения трудового договора и в соответствии со ст.68 ТК РФ его содержание должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Часто встречающиеся нарушения в оформлении:
   • не указано структурное подразделение в соответствии со Штатным расписанием, Трудовым договором;
   • не указан характер работы, например, по совместительству;
   • не указан размер тарифной ставки (оклада), надбавок, доплат установленных трудовым договором;
   • не указано основание - Трудовой договор, дата и номер договора;
   • срок испытания - не установлен или наоборот установлен. Если трудовым договором установлено испытание, то указывается и в Приказе: нельзя устанавливать испытание Приказом, если оно не установлено трудовым договором.
2. Приказ о прекращении трудового договора Форма N Т-8 (N Т-8а).

   Часто встречаемые нарушения:

   • некорректно оформлено основание прекращение трудового договора;
   • отсутствует указание на документ, который является основанием увольнения (например, заявление работника с указанием числа).
3. Приказ о переводе работника Форма N Т-5 (N Т-5а).

   Часто встречаемые нарушения:

   • дата перевода не соответствует дате установленной дополнительным соглашением к трудовому договору;
   • не указана причина перевода;
   • не установлен размер заработной платы в соответствии с дополнительным соглашением к трудовому договору;
   • отсутствует основание издания приказа о переводе, как правило, дополнительное соглашение к трудовому договору, с указанием даты и номера.
4. Приказ о предоставлении отпуска Форма N Т-6 (N Т-6а).

   Часто встречаемые нарушения:

   • некорректно указан период работы (рабочий год за который предоставляется отпуск);
   • работникам с ненормируемым рабочим днем не учтен дополнительный отпуск, установленный трудовым договором, в соответствии с ТК РФ;
   • период отпуска указанный в Приказе не соответствует периоду установленному Графиком отпусков.
5. Приказ о поощрении работника Форма N Т-11 (N Т-11а).

   Основное нарушение - Приказ оформлен в произвольной форме

   Часто встречаемые нарушения:

   • отсутствует мотив поощрения или носит общий характер;
   • отсутствует основание премирования (например, Положение об оплате труди и премировании, представления, распоряжения генерального директора).
6. Приказ о направлении работника в командировку Форма N Т-9 (N Т-9а).

   Основное нарушение - Приказ отсутствует.

   Часто встречаемые нарушения:

   • даты не соответствуют датам в командировочном удостоверении;
   • не указана цель направления в командировку.

 

На основании Приказа о приеме на работу оформляют запись в трудовой книжке, заполняют личную карточку, в бухгалтерии открывают лицевой счет работника.

Личная карточка Формы № Т-2 является основным документом учета персонала. Сведения в нее вносят на основании подлинных документов, представленных работником.

Часто встречающиеся нарушения:

• не указаны характер работы, вид работы;
• не заполнены графы кодов;
• стаж работы;
• состав семьи;
• сведения о воинском учете;
• отпуска;
• отсутствуют подпись работодателя, работника на второй странице карточки № Т-2;
• отсутствует подпись работника в разделе III "Прием на работу и переводы на другую работу" подтверждающая ознакомление работника с внесенными записями.

 

Документы при оформлении командировки.

Командировочное удостоверение, служебное задание документы, подтверждающие расходы работодателя на командировку и, следовательно, обязательны для оформления.

1. Командировочное удостоверение Форма N Т-10.

   В настоящее время оформление командировочного удостоверения при командировке является обязательным. Именно этот документ подтверждает фактический срок пребывания работника в командировке. Отсутствие такого документа, а также отметок в нем не позволит организации доказать обоснованность произведенных в связи с командировкой расходов.

   Основное нарушение - частично заполнены графы "прибыл-выбыл", отсутствуют оттиски печатей организаций.

2. Служебное задание Форма N Т-10а.

   Основные нарушения:

   • Служебное задание отсутствует;
   • отсутствуют подписи ответственных сторон;
   • графы документа не заполнены или заполнены частично.

 

Последствия нарушений.

1. Отсутствие унифицированных форм документов или отсутствие в унифицированных формах по учету труда и заработной плате необходимых данных рассматривается как нарушение и влечет за собой наложение штрафных санкций согласно ст.5.27 КоАП - Нарушение законодательства о труде и об охране труда, а именно влечет:
   • наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
   • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;
   • на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;
   • должностным лицам, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
2. Отсутствие необходимых данных в документах по учету кадров повышают риск трудового спора между работником и работодателем.